Herausforderungen erkennen & Schnittmengen benennen! Impulse für die Zusammenarbeit!
Die Position der stellvertretenden Leitung oder auch der Abwesenheitsvertretung bringt ein ständiges Austarieren zwischen Leitungsbüro und Gruppenarbeit mit sich. Selbst ein Teil einer Gruppe zu sein und dann wieder die Seite der „Chefetage“ zu vertreten, fordert neben der intrinsischen Motivation ein hohes Maß an Flexibilität und vorausschauendem Vermittlungsgeschick zwischen allen Seiten.
Hier ist Fingerspitzengefühl in sämtliche Richtungen gefragt, da die jeweilige Rolle täglich mehrfach wechselt. Gemeinsam wollen wir schauen, welchen Herausforderungen sich stellvertretende Leitungen stellen müssen und gleichzeitig den Blick schärfen für Schnittmengen & Aufgabentrennung von Leitung & Vertretung.
Welche Aufgabenverteilung und Impulse der Zusammenarbeit haben sich bei dem Leitungstandem in Deiner Kita bewährt?
Die Kooperation von Leitung & Stellvertretung wird im Zuge der vielfältigen Administrativen Aufgaben, des vorausschauenden Personalmanagements sowie der Qualitätsanforderungen in der Pädagogik & Bildungsarbeit immer bedeutender. Pädagogische Qualität und organisatorisches Know-how sollten nicht nur von der Leitung vertreten werden, sondern natürlich auch von deren Stellvertretung.
Viele Stellvertretungen berichten, ihre Rolle sei kaum geklärt und sie würden mit sehr unterschiedlichen Anforderungen konfrontiert. Ihr Platz ist manchmal als „Sprachrohr“, manchmal als „Prellbock“ zwischen Leitung und Team. Da wundert es kaum, das es wenige Fortbildungsangebote/ Unterstützungsangebote für Stellvertretungen gibt. In Zeiten wachsender Anforderungen nimmt kaum jemand die zweite Reihe in den Blick – obwohl die Stellvertretung eine absolut wichtige Schlüsselrolle im Kita – Team übernimmt.
Die Stellvertretung belegt sozusagen eine „Zwitterstellung“ – sie verfügt sowohl über ein vertieftes Verständnis für die Bedürfnisse des Teams als auch für die Handlungszusammenhänge der Leitung. Für die Förderung des gegenseitigen Verständnisses kann dies von erheblicher Bedeutung sein. Somit leistet die Stellvertretung u.U. einen großen Beitrag zu konstruktiven Lösungen. Um wiederkehrende Rollenkonfusionen zu vermeiden, muss die Stellvertretung in der Lage sein, „rollenklar“ zu handeln. Einerseits sollte sie stets wissen, aus welcher Rolle heraus sie gerade handelt. Andererseits muss sie aber auch erkennen können, in welcher Rolle sie gerade von Eltern, Teammitgliedern oder auch der Leitung angesprochen wird.
Diese komplexen Anforderungen meistert die Stellvertretung aus der 2. Reihe heraus, ohne die Profilierungsmöglichkeiten einer Leitung zu haben, bei gleichzeitiger Loyalität gegenüber Leitung & Team. Im Alltag der Stellvertretung scheint eine Mischung aus dickem Fell, Belastbarkeit, hoher Einsatzbereitschaft & Flexibilität und einer großen Portion Gelassenheit eine tragfähige Basis zu sein.
Was genau fördert die transparente & wertschätzende Zusammenarbeit im Leitungstandem?
Hier fünf Eckpfeiler für eine konstruktive Zusammenarbeit:
1. Besteht Klarheit in Bezug auf Dein eigenes Rollenverständnis?
Als Leitung? Als Stellvertretung? Gibt es Arbeitsplatzbeschreibungen? Falls nein, wie müssten diese aussehen?
Hier ist Zeit gut investiert, um sich der eigenen Rollen bewusst zu werden. Im Leitungstandem sollten beide Charaktere die Chance haben, sich über Stärken & Schwächen, Ressourcen und professionelle/ persönliche Befindlichkeiten in der eigenen Position auszutauschen. Die Möglichkeit, ein Anforderungs- und Aufgabenprofil dezidiert zu erstellen, kann möglichen Rollenkonflikten vorbeugen.
2. Wie soll die Rollen- und Aufgabenverteilung genau aussehen? Wer macht was?
Eine Stellvertretung sollte gemeinsam mit ihrer Leitung die Aufgabenbereiche abstecken. Gemeinsam können organisatorische Rahmenbedingungen und passende Kompetenzbereiche bewertet und Zuständigkeiten vergeben werden. Diese Rollen- und Aufgabenverteilung sollte dem Team gegenüber klar kommuniziert werden. Das sorgt für Transparenz und gibt Sicherheit, und das sorgt für ein vertrauensvolles Miteinander aller Beteiligten.
3. Wie können Absprachen garantiert regelmäßig stattfinden?
Der „Jour fixe“ – die gemeinsamen Zeitfenster, die ein funktionierendes Miteinander erst ermöglichen. Es sollten also feste Austausch- und Absprachezeiten im Dienstplan festgelegt und umgesetzt werden. Die Stellvertretung sollte eine Teilfreistellung erhalten, um dem „mehr“ an Aufgaben auch gerecht werden zu können.
4. Was ist das gemeinsame „Leitungsprofil“ – wo stehen wir als Kita und wo wollen wir hin?
Um ein gemeinsames Leitungsprofil zu entwickeln, kann eine Situationsanalyse zum Ist-Zustand der Kita hilfreich sein. Dazu kann auch die Sozialraumanalyse wichtige Aufschlüsse zum zukünftigen Standing der Kita geben. Dabei kann die Stellvertretung nicht nur Vertraute, sondern auch tragende Säule und Beraterin sein. Das vertrauliche Verhältnis zwischen Einrichtungsleitung und Stellvertretung sollte auch deutlich dem Team und der Elternschaft gegenüber vertreten werden.
5. Weitergabe von Grundlagenwissen an die Stellvertretung
Zum gemeinsamen Leitungsprofil sollte die Stellvertretung ein breites Wissen über spezifische Verwaltungsangelegenheiten der Kita haben. Befugnisse und definierte Verantwortungsbereiche lassen die Stellvertretung verantwortungsbewusst handeln, wenn es notwendig ist.
Was sind die Aufgaben der stellvertretenden Leitung?
Die Stellvertretung hat Aufgaben aus den Bereichen Personalführung, Personalentwicklung, Vertretung der Kita nach außen, Konzeptentwicklung, Qualitätssicherung, Zusammenarbeit mit Eltern und dem Team und dem Träger, Öffentlichkeitsarbeit, Gebäudeverwaltung, Inventar-Kenntnisse & Nachbestellungen, hauswirtschaftliche Arbeiten – und das alles neben dem regulären Einsatz als Gruppenfachkraft oder Gruppenleitung.
Stellvertreter*Innen können mehr als nur Löcher stopfen: Wenn es gut läuft, sind Stellvertretungen Teil der Leitung/ Führungsebene der Kita. Sie übernehmen kontinuierlich Mitverantwortung, nicht nur in Abwesenheit der Kita – EL. Sie bilden produktive Tandems mit ihrer Vorgesetzten und teilen Aufgaben nach dem jeweiligen Kompetenzprofil sinnvoll auf.
Was sollte die Kita – Leitung und die Stellvertretung alles mitbringen?
Nachfolgend wird dargestellt, welche Eigenschaften eine Leitung & eine Stellvertretung mitbringen sollte und wie ein mögliches (überarbeitetes) Aufgabenprofil im Leitungstandem aussehen könnte. Diese Aufzählung soll Euch helfen zu sortieren, inwieweit Ihr die Zusammenarbeit zwischen Einrichtungsleitung & Stellvertretung bereits strukturiert habt oder wo noch neue/andere Absprachen/ Aufgabenverteilungen vorgenommen werden können oder notwendig sind. Voraussetzung dabei ist natürlich immer die freigestellte Zeit für die Stellvertretung.
Denn neben all diesen Tätigkeiten ist ihre Hauptarbeitszeit immer noch in der Gruppe!
Welche Eigenschaften & Persönlichkeitsanteile sollte eine Kita-Leitung und auch eine Stellvertretung mitbringen?
– Engagement für die Arbeit
– Intrinsische Motivation
– Loyalität zum Träger
– Weitsicht
– Verhandlungsgeschick/ Vermittlungsgeschick
– Empathie/ Sensibilität
– Selbstvertrauen
– Konfliktfähigkeit
– Kommunikationskompetenz
– Kollegialität
– Fähigkeit zum Perspektivwechsel
– Selbstreflexion
– Belastbarkeit
– Position eines neutralen Vermittlers einnehmen können
– Freundliches, wertschätzendes Wesen
– Berufserfahrung & reichhaltiges pädagogisches Wissen
– Vorbildfunktion für das Team (& die Kinder)
– Authentizität, und noch unzählige Charaktereigenschaften mehr…
Was umfasst das Aufgabenprofil von Einrichtungsleitung & Stellvertretung? Welche Bereiche hat wer in Deinem Leitungstandem bereits übernommen? Ist Eure Aufgabenteilung aktuell optimal? Was gibt es für Euch als Leitungsteam zu verändern?
– Personalführung/ Personalentwicklung/ Personaleinsatzplanung
– Fürsorgepflicht gegenüber dem Team & gegenseitig
– Einführung neuer Mitarbeitender
– Außendarstellung & Vertretung der Kita in Gremien, etc.
– Konzeptentwicklung
– Qualitätssicherung, Zertifizierung, Re-Zertifizierung, Audits, etc.
– Administratives Kita – Wissen, Verwaltungsaufgaben, Buchhaltung
– Zusammenarbeit mit dem Träger und anderen Netzwerkpartnern
– Aufbau – und Ausbau der Kita als Familienzentrum
– Vernetzung der Kita als Familienzentrum im Stadtteil/ Öffentlichkeitsarbeit
– Dokumentation aller bildungsrelevanter Gegebenheiten in der Kita
– Hauswirtschaftliche Tätigkeiten mit übernehmen
– Ansprechpartner/in für die Partner*In im Leitungsteam, Ansprechpartner für das Team & die Elternschaft & den Träger
– Verwaltung der Kita – Grundausstattung/ Verwaltung der Spielmaterialien
– Führungsverantwortung
– Stellvertretung: Brücke zwischen Leitung & Team (Sprachrohr)
– Stellvertretung: Vertretung der EL bei Abwesenheit
– Bildungsorientierung an aktuelle Standards
– Führen von Personal- und Entwicklungsgesprächen
– Vermittlung bei herausfordernden Elterngesprächen
– Kenntnisse der Arbeitssicherheit
– Kenntnisse über Hygienevorschriften
– Sicherung – und Pflege der Daten
– Erst- und Aufnahmegespräche führen, Darstellung der Kita
– Dienstplangestaltung/ Stundenabrechnung/ Urlaubsorganisation
– Betreuung, Begleitung von Azubis, Bufdis, Pia`s, etc.
Auch hier lässt sich die Liste noch schier endlos weiterführen. Wichtig ist jetzt, dass Ihr in Eurem Leitungstandem in den Austausch geht.
Wer hat wo seine Stärken, Kompetenzen und Ressourcen? Haben wir unsere Aufgaben aktuell gut und zielführend verteilt? Was brauchen wir, um eine Neu- oder Umverteilung der Aufgaben auf den Weg zu bringen?
Wie transportieren wir Veränderungen im Aufgabenprofil an das Team und die Elternschaft?
Und diese Abklärung ist kein einmaliger Prozess. Immer wieder seid ihr gefordert, die aktuellen Kita – Begebenheiten zu reflektieren und Euch neu zu hinterfragen und die Aufgaben entsprechend aktualisiert zu benennen und zu verteilen.
Nicht vergessen:
die Position der Stellvertretung verdient höchste Anerkennung und Wertschätzung, denn mit ihrer Position steht oder fällt das Miteinander zwischen Leitung & Team.
Stellvertretungen haben eine unverzichtbare Funktion im Gesamtgefüge der Kita. Neben ihrer eigentlichen Arbeit in der Gruppe leisten sie sehr anspruchsvolle Arbeit, daher gebührt Ihnen Respekt, Wertschätzung sowie Zeit und Raum für ihre Tätigkeit, für die sie aber bei so manchem Träger leider nicht automatisch besser bezahlt werden. Die besondere Stellung zwischen Leitung und Team muss professional verantwortungsbewusst genutzt werden, sie dürfen nicht zum „Umsetzer“ für ungeliebte Aufgaben werden. Sie sind der rechte Arm der Leitung, sodass sie an allen wesentlichen Entscheidungen beteiligt und über die Abläufe in der Kita informiert sein sollten. Damit dieses anspruchsvolle Arbeitsniveau auch gehalten werden kann, benötigen Stellvertretungen Unterstützung wie Supervision, Fortbildungen und einen gezielten Austausch mit anderen Stellvertreterinnen – ähnlich für die Intervisionsgruppe für Kita-Leitungen.
In der Hoffnung, das Ihr Eure enge Kooperation als Leitungstandem nochmals näher für Euch beleuchtet, verbleibe ich mit herzlichen Grüßen, Eure Claudia Hennig, Kita – Coach für mehr Entlastung für Leitung & Team!
Noch auf der Suche nach einem Team-Tag/ einer Inhouse – Fortbildung für das 2. Halbjahr 2023 oder 2024?
Angebote findest Du auf der Homepage unter der Rubrik „Leistungen“!
Hier findest Du u.a.:
➢ Kollegiale Intervisionsarbeit für Kita-Leitungen &
Neu: Intervisionsgruppen für stellvertretende Kita-Leitungen!
➢ Systemisch – lösungsorientierte Gesprächskultur im Kita-Alltag
➢ Stressbewältigung & Selbstfürsorge für Kita-Leitungen
➢ Im Stresstempel Kita: Zwischen Puppenecke, Portfolio und Elterngespräch! Auf die richtige Balance kommt es an. 1 x den Tank auffüllen, bitte!“ für pädagogische Fachkräfte
➢ Konfliktmanagement & Deeskalation in herausfordernden Kita-Situationen
➢ Die Herausforderung: das zielführende Elterngespräch!
Wenn Dir die Bedarfe Deiner Kita noch nicht ganz deutlich sind, biete ich Dir eine kostenfreie, 30-minütige Bestandsaufnahme an. Gemeinsam analysieren wir Deine aktuelle Situation und ordnen ein, wo Du mit der Kita heute stehst und wo es hingehen soll. Eine Mail von Dir genügt:
Kita-coach@claudia-hennig.de
Bei Fragen kontaktiere mich jederzeit gern unter 0202 661545. Sollte nur der AB angehen, hinterlasse gerne eine Nachricht mit Deinen Kontaktdaten für mich – ich melde mich umgehend zurück.
Ich freue mich auf weitere Besuche Deinerseits bei der „Erfahrungsbörse Kita“ – Mehr Entlastung für Leitung & Team, aus dem Hause:
