Soll ich denn alles allein tragen?
„Delegiert man viel, spielt man die Generaldirektorin!
Delegiert man nichts, spielt man die Unersetzliche!“
Die Kunst des Delegierens liegt irgendwo dazwischen!
So besser nicht oder die 8 Hürden, über die Du beim Delegieren stolpern kannst…
- Du übergehst die Bedenken deines Mitarbeitenden!
Bedenken bitte immer ernst nehmen und gemeinsam betrachten, falls dein Mitarbeitender sich eine Aufgabe nicht zutraut oder schon am Rande seiner Kapazitäten ist. Hier nicht drängen, sondern versuchen, gemeinsam eine Lösung zu finden. Übst du hier zu viel Druck aus, wird die Motivation des Mitarbeitenden im Keim erstickt.
- Du verwechselst die Delegation mit der Anweisung!
Eine Anweisung ist eine Handlungsaufforderung – hier gibt es keinen Widerspruch. Auch die Anweisung hat ihren Platz in der Mitarbeiterführung. Im Eifer des Gefechts kann schon mal die Delegation mit einer Anweisung verwechselt werden! Wenn ich Aufgaben delegieren möchte, hole ich zunächst den richtigen Mitarbeitenden ins Boot. Dem Delegieren geht immer ein Gespräch und die gemeinsame Einigung über Voraussetzungen, Kapazitäten, Aufgaben, Kontrolle, Ziele und Hintergründe voraus.
- Du hast die Voraussetzungen nicht ausreichend überprüft?
Dein Mitarbeitender kann nur die Erwartung erfüllen, wenn dazu auch alle Voraussetzungen gegeben sind. Ist Dein ausgesuchter Mitarbeitender ausreichend erfahren und auch qualifiziert? Hat er die notwendigen Entscheidungsbefugnisse und ist das Team ausreichend darüber informiert?
- Werde nicht ungeduldig und greife nicht vorzeitig ein …
Oft ist es eine harte Geduldsprobe, auf die (Teil -) Ergebnisse zu warten und nicht einzugreifen. Dieser Versuchung solltest du widerstehen, sonst erziehst Du Deine Mitarbeitenden zur Unselbständigkeit (ähnlich wie in der Kindererziehung, gell?)
- Hast Du vielleicht versäumt, die (Teil -) Ergebnisse zu kontrollieren? Hast Du versäumt, Deinem Mitarbeitenden hilfreich im Prozess Rede und Antwort zu stehen?
Ohne (Zwischen -) Termine für vereinbarte (Teil -) Ergebnisse kann Dein Mitarbeitender nicht sinnvoll arbeiten. Kontrolle ist sicher ungeliebt, aber der Prozess braucht die Kontrolle und eine Auswertung der vereinbarten Ergebnisse müssen gemeinsam erfolgen.
- Hat Dein Mitarbeitender auch die Aufgabe so verstanden, wie Du sie beschrieben hast?
Das, was ich sage, ist nicht immer genau das, was bei meinem Gegenüber ankommt. Wenn Du die Aufgaben gegenüber Deinem Mitarbeitenden formuliert hast, bitte den Mitarbeitenden, die Aufgaben zu wiederholen.
- Bin ich als Kita – Leitung wirklich für alles zuständig?
In jedem Fall hast Du als Kita – Leitung schon sowieso zu viele Aufgaben auf Deinem Tisch. Also vermeide es grundsätzlich, auch noch solche Aufgaben zu übernehmen, die andere Mitarbeitende viel besser können als Du. Damit verlierst Du den Fokus auf Deine originären Leitungsaufgaben und arbeitest obendrauf auch noch ineffizient (Schuster bleib bei Deinen Leisten!)
- Wenn ich schon Verantwortung und Kompetenzen abgebe, möchte ich aber meinen Weg zum Ziel durchsetzen!
Oft neigen wir als Leitungen zu Perfektionismus – und zu dem Irrglauben, dass unser Weg zum Ziel der einzig Richtige ist. Wenn ich Aufgabendelegation jedoch wirklich ernst nehme, suche ich mir zuerst den entsprechenden Mitarbeitenden aus, erkläre die Aufgabe, die Notwendigkeiten mit terminierten Teil – Zielen und bespreche die Meilensteine auf dem Weg zum Ziel. Wenn das Ziel/ das Ergebnis der Aufgabendelegation klar ist und der Mitarbeitende auch auf meine Begleitung zählen kann, wählt der Mitarbeitende den Weg zum Ziel -sonst wäre es wieder nur eine Anweisung und mit diesen solltest Du eher sparsam umgehen!
Fragt die Fachberatung die neue Kita – Leitung: „Wie viele pädagogische Fachkräfte arbeiten aktuell in Ihrer Kita?“ „Mit mir zwanzig!“ – antwortet die Kita – Leitung. „Also neunzehn ohne Sie?“ fragt die Fachberatung nach. Die Kita – Leitung widerspricht: „Nein, ohne mich arbeitet hier keiner!“
Hier ein kurzer Leitfaden für Deine Aufgabendelegation – oder die 6 W-Fragen:
- Was ist zu tun, zu erledigen? (Inhalt)
- Wer soll etwas tun? (Person, Verantwortung)
- Warum soll er/ sie es tun? (für die Motivation)
- Auf welche Weise soll der Mitarbeitende die Aufgabe ausführen? (Achtung: hier nur grobe Richtwerte vorgeben, denn der Mitarbeitende entscheidet über die Art und Weise der Zielerreichung!)
- Womit soll die Aufgabe erledigt werden? (Arbeitsmittel)
- Wann soll die Aufgabe erledigt sein? (Zeitrahmen, Zielsetzung)
Warum sollte ich überhaupt Aufgaben delegieren?
Delegieren bedeutet, Aufgaben und Verantwortung an andere abzugeben. Damit schaffst Du Dir Freiräume und du gibst den anderen das Vertrauen, dass auch er/ sie die Aufgabe schafft. Mitarbeitende, denen Verantwortung übertragen wird, sind motivierter, arbeiten eigenständiger und denken mit.
Welche Aufgaben delegierst Du als Kita Leitung?
Besonders gut eignen sich Routine-, Verwaltungs -, Recherche -und fachspezifische Aufgaben. Auch spannende, neue Herausforderungen dürfen dabei sein. Auch Zuarbeiten oder Teilarbeiten für Dich als Leitungskraft eignen sich gut. Führungsaufgaben wie Kita – Ausrichtung, Mitarbeiterführung, Finanzierungsbefugnisse, Kontrolle der Arbeitsabläufe sind nicht delegierbar.
Was sind die Grundvoraussetzungen für eine Aufgabendelegation?
Der Mitarbeitende hat das entsprechende Wissen, um die Aufgabe übernehmen zu können. Dazu sollte der Mitarbeitende die notwendigen Ressourcen (Hilfsmittel/ Unterlagen, etc.) haben. Zudem ist es wichtig, dass der Mitarbeitende das „WARUM“ – das Ziel verstanden hat. Das Verständnis des „WARUM DAS GANZE? “ – ist sozusagen das Fundament, um auch Begeisterung bei der Umsetzung der Aufgaben lebendig zu halten.
Delegationsfähigkeit – was macht diese aus?
Delegationsfähigkeit ist die Fähigkeit und Bereitschaft, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen an andere Menschen zu übergeben. Form, Umfang und die Kommunikation der Übergabe sind dabei so zu gestalten, dass die Aufgaben effektiv erledigt werden.
Hier gibt es 6 wirksame Grundsätze in der Führung:
- Resultat – Orientierung
- der Beitrag zum Ganzen
- Konzentration auf Weniges (weniger, aber gut ist besser als viel, aber schlecht oder unzureichend…)
- Stärken nutzen
- Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeitenden
- eine positive und konstruktive (lösungsorientierte) Einstellung
Was musst Du beachten, wenn Du Aufgaben delegierst?
Wenn Du eine Aufgabe delegierst, kannst Du nicht die gesamte Verantwortung für die sachgerechte Erledigung der Aufgabe an andere übertragen. Du trägst immer die Verantwortung, dass die Aufgaben zufriedenstellend (und nicht perfekt) erledigt werden, mit. Daher wird die Aufgabendurchführung im notwendigen Maße von Dir begleitet/ überwacht.
Was gewinnst DU mit einer guten Aufgabendelegation?
Du als Kita – Leitung:
- hast mehr Zeit für Deine Leitungsaufgaben und für die Führung und Begleitung deiner Mitarbeitenden,
- wirst von „Verwaltungskraft“ -Aufgaben weitestgehend erlöst/ befreit,
(was aber auf keinen Fall bedeuten soll, das Du nur ungeliebte Tätigkeiten abgibst und die spannenden Aufgaben ausschließlich selbst erledigst…damit wäre das Ende jeder Kooperationsbereitschaft der Teammitglieder direkt in Sicht…)
- Du förderst und forderst Dein Team,
- Du hast und behältst motivierte Mitarbeitende,
- Du bewahrst, bekommst oder formst ein selbstständiges Team!
Was gewinnen Deine Mitarbeitende durch gute Aufgaben-delegation?
Deine Mitarbeitenden
- können ihre Potentiale voll entfalten,
- können an wichtigen Aufgaben mitwirken,
- sind zufriedener in ihrem Job,
- erkennen sich selbst als Teil des großen Ganzen! Genau Ihre Kompetenzen & Fähigkeiten sind gefragt & wichtig für die Kita!
Der ehemalige US – Präsident Eisenhower hatte sich das Credo gesetzt, mehr zu „führen“, als „durchzuführen“ – und als Strukturierungshilfe für die Aufgabendelegation hat er die sog. „Eisenhower – Matrix“ entwickelt:
Eisenhower – Matrix von Studyflix ©
Diese Matrix dient nur als Orientierungshilfe – natürlich muss hier bei jeder Aufgabendelegation auch der äußere Rahmen und die Mitarbeiterstruktur der jeweiligen Kita mit beachtet werden!
Fazit:
Erfolgreiches Delegieren heißt durchdacht wählen & informieren, kommunizieren, begleiten und auch kontrollieren. Dabei nie das abschließende Feedback vergessen! Denn: nach der Aufgabendelegation ist vor der Aufgabendelegation! Erkenne die Potentiale und Ressourcen deiner Teammitglieder und schenke Ihnen Vertrauen (& Befugnisse!)
Daran wächst Du als Leitungskraft und daran wächst auch jedes Teammitglied!
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