Es ist an der Zeit, die “Zeitfresser” zu stoppen!
Entlastung durch Deine eigene Zeitplanung!
Auch diesen Start in die Woche gibt es. Montag Vormittag, Du schließt die Kita auf, holst die Post aus dem Briefkasten – zwei Hände voll, Du schließt Dein Büro auf und fährst den Computer hoch – Du öffnest Dein Mail – Fach: Und es scheint schier „überzulaufen“ – wie kann das sein, das seit Freitag so viele Mails hier gelandet sind, wo Du doch alle abgearbeitet hattest! Neues Spiel, neues Glück. Deine To – Do – Liste für diesen Montag ist lang, eigentlich ist schon früh am Morgen klar, dass es hier am frühen Abend Punkte ohne Haken geben wird. Aber: was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf Morgen. Denn sicher wird der Dienstag auch nicht groß entspannter werden…
Halbwegs optimistisch startest Du in den Tag, als das Telefon klingelt – eine Krankmeldung, auch das noch. Gerade in der Gruppe, wo eh schon eine Kollegin fehlt. Schnell den Dienstplan neu überdenken und die langsam eintreffenden Mitarbeitenden informieren. Oh, nein- die kranke Kollegin hatte auch noch 2 Elternpaare zum Gespräch eingeladen. Schnell anrufen und die Termine absagen. Und das Telefon klingelt wieder und der Mittagstisch kann heute nicht geliefert werden, da es dort ein technisches Problem gibt. Umplanen – für ein halbwegs gesundes Mittagessen sorgen – die Hauswirtschaftskraft informieren und Ihr die Praktikantin zur Seite stellen, damit die Kinder wenigstens Nudeln mit Soße und Apfelmuss auf den Tisch bekommen. Frische Früchte sind zum Glück noch ausreichend da.
Ein Blick auf den Kalender und Du siehst, dass in einer Woche ein Audit in Deiner Kita stattfindet, aber die Arbeitsaufträge dafür seitens der Mitarbeitenden noch nicht komplett umgesetzt sind…schnell hier daran erinnern und die Dringlichkeit nicht vergessen – das eilt nun wirklich.
Das Telefon klingelt erneut und die Nachbarn der Kita melden sich, das am Wochenende Jugendliche das Außengelände gestürmt haben und dort überall Glasflaschen, Müll und Zigarettenkippen herumliegen. Ganz schnell eine Kollegin beauftragen, das Außengelände zu sichern, bevor die Kinder nach draußen stürmen… Ein Blick auf die Uhr und es ist inzwischen halb elf…und was ist mit Deiner To-Do-Liste? Nichts davon konntest Du in Angriff nehmen…das stresst, ermüdet und frustriert…Diese Gegebenheiten & Ereignisse kann ich als Leitung wohl nicht bei Seite schieben…hier muss gehandelt werden. Entscheidungen müssen getroffen werden, auf denen unmittelbar auch Re – Aktionen folgen.
Aber neben diesen unaufschiebbaren Notwendigkeiten gibt es ebenso solche Tage, an denen Dich einfach ebenso viele, aber deutlich unwichtigere Störungen und Unterbrechungen erreichen…Deine eigentliche Arbeit immer wieder stocken lassen, immer wieder erledigst Du eine (unwichtige) Kleinigkeit nebenbei, die genauso gut auch noch 2 Stunden oder auch 2 Tage hätte warten können. Du musst Dich danach wieder sammeln, überlegen, wo war ich jetzt stehen geblieben und startest erneut, bis die nächste eigentlich ziemlich unwichtige Störung Dich erreicht…Eine Mutter ruft an, weil sie die Sporttasche des Kindes im Auto hat liegenlassen, die Gärtnerei fragt danach, wann die Ostergestecke geliefert werden sollen, die Vorlese – Oma möchte mehr Termine anbieten…alles auch wichtige Telefonate – aber nicht wirklich eilig.
Wie kann ich Störungen oder Unterbrechungen reduzieren, damit ich auch meine eigentlichen Aufgaben als Kita – Leitung wahrnehmen kann?
Solche Vormittage voller Arbeitsunterbrechungen und Störungen braucht niemand. Aber wer sagt eigentlich, dass Deine Büro – Türe den ganzen Tag für jede und jeden offen stehen muss? Und das Du jederzeit telefonisch erreichbar bist? Wie wäre es, wenn Du mit den Mitarbeitenden, Eltern und Deinen Vorgesetzten klare Bürozeiten definierst? Zeiten, in denen Du konzentriert Deine Aufgaben ohne Störungen und Unterbrechungen erledigen kannst! Zeiten, in denen Du nicht an das Telefon gehst, denn auf dem AB erklingt Deine Stimme mit der Bitte, sich wieder z.B. ab 12.30 Uhr bei Dir melden zu können – ohne dass ein Anrufbeantworter angeht. Wichtige Telefonate für die KollegInnen aus den Gruppen werden direkt an die jeweilige Gruppe geleitet.
Die Mails schaust Du Dir Morgens kurz an, überfliegst das Wichtigste und hast z.B. ab 12.30 – 13.30 Uhr Zeit, diese Mails zu bearbeiten. Wieder definierst Du für alle deutlich und transparent die zweite störungsfreie Büro – Zeit, so wie es optimal in Deinen Kita – Alltag passt. Du stellst diesen neuen Arbeitsablauf für Dich auf der nächsten Teamsitzung vor, kommunizierst mit einem kurzen Elternbrief diese Veränderung und hängst Dir ein entsprechendes Schild mit offenen Bürozeiten und störungsfreien Zeiten für Deine Aufgaben als Kita – Leitungskraft aus. Alle kennen diese Zeiten und halten sich daran. Es ist bewiesen, das wir mit Unterbrechungen und Störungen während einer konzentrierten Arbeit insgesamt fast die Hälfte der Zeit zur Erledigung obenauf einrechnen müssen, d.h. wenn ich eigentlich eine Stunde benötige, um Bewerbungen zu sichten und entsprechende Kolleginnen oder Kollegen einzuladen, so brauche ich mit permanenten Unterbrechungen mindestens 1 1/2 halb Stunden oder länger, da ich immer wieder an dem Punkt anknüpfen muss, an dem ich unterbrochen wurde…wo war ich gerade stehen geblieben, ach so ja, wie wollte ich es eigentlich formulieren…was hatte ich eben noch dazu gedacht…so starten wir immer wieder neu und es kostet unglaublich viel zusätzliche Zeit. Also – was tun gegen Zeitfresser wie Störungen und Unterbrechungen im Leitungsalltag: Leitungsaufgaben sind anspruchsvoll, erfordern Konzentration und Ruhe, um diese verantwortungsbewusst umsetzen zu können. Das versteht jeder – also kommuniziere offen und transparent Deine offenen Büro – Zeiten so wie Deine störungsfreie Zeit! Du wirst sehen, Deine To-Do-Liste wird am Ende des Tages deutlich kleiner geworden sein! Und das ist wieder ein kleiner Schritt in Richtung Entlastung! Und das ist das Ziel!