Warum ist es wichtig, die seltene „Ressource des Kita – Fachpersonals“ gut auszuwählen und neue Mitarbeitende auch langfristig zu halten…? Ein Blick auf den Fachkräftemangel im Bereich der Kindertagesbetreuung gibt schnell die richtige Antwort auf diese Frage… 

Sophie Müller ist Leiterin der Kita „Zauberberg“. Zum 01. August werden – wegen Elternzeitvertretung & Kündigung – 3 neue Mitarbeitende gesucht. Frau Müller befürchtet, das sowohl die Personalauswahl als auch die richtige Einarbeitung viel der kostbaren Arbeitszeit in Anspruch nehmen und große Unruhe in das Kita – Team bringen wird.

Nun überlegt sie, was sie tun kann, um die Personalgewinnung & Einarbeitung effizienter zu gestalten. Sie startet damit, zunächst ein Anforderungsprofil der zu besetzenden Stellen anzufertigen.

Im zweiten Schritt macht sie sich Gedanken über die Art und Weise der jeweiligen Stellenbeschreibung. Die Bewerberauswahl ist der dritte Schritt auf dem Weg zur passenden Nachbesetzung der vakanten Stellen. Auch über den Verlauf des Bewerbungsgesprächs macht sie sich viele Gedanken, um auch wirklich die notwendigen und wichtigen Informationen von den Bewerbern zur Entscheidungsfindung zu erhalten. Zudem möchte sie nach der Bewerberentscheidung auch die Probezeit richtig nutzen und die Einarbeitungsphase konkreter vorbereiten und in Kooperation mit dem Rest-Team sichern. Die Einarbeitung soll beginnen mit einer entsprechenden Begrüßung vor dem Team und der Elternschaft. Eine Struktur zur systematischen Einarbeitung soll auf den Weg gebracht werden, quasi eine Art „Laufzettel“, der alle wichtigen Aspekte während der Einarbeitungszeit berücksichtigt. Dazu gibt es eine „Checkliste Einarbeitung“ – die gerne noch zu der bereits vorhandene Liste aus dem QM-Handbuch ergänzt werden kann. Den neuen Kolleginnen und Kollegen stellt sie einen Paten/ eine Patin zur Seite. Um nichts Wesentliches zu verpassen, terminiert sich Frau Müller alle 6-8 Wochen ein Feedback-Gespräch mit jedem neuen Mitarbeitenden. So kann sie am Ende der Probezeit eine fundierte und sichere Entscheidung über den Verbleib der neuen Mitarbeitenden treffen.

 Wie geht Frau Müller nun im Einzelnen genau vor?

 1. Das Anforderungsprofil:

Um die Personalauswahl gezielt anzugehen, stellt Sie in Rücksprache mit den jeweiligen Gruppenleitungen ein Anforderungsprofil für jede vakante Stelle auf. Inhalte sind fachliche Anforderungen, methodische Kompetenzen, soziale Kompetenzen, persönliche Merkmale, etc.) Sie stellt dabei nicht zu viele Anforderungen zusammen, nutzt aber eine Gewichtung der Erwartungen (z.B. Erwartungsgrad 1: hilfreich, aber nicht notwendig. Erwartungsgrad 2: sehr hilfreich und notwendig, Erwartungsgrad 3: absolutes Must have)

2. Die Stellenbeschreibung:

 Bevor Frau Müller sich an eine Stellenbeschreibung setzt, klärt sie vorher mit dem Träger ab, was dieser anbieten will/ kann und wann die Stelle (wieder-) besetzt werden soll. Frau Müller nimmt das erstellte Anforderungsprofil als Grundlage und benennt die zukünftigen Aufgaben des/der Stelleninhabers/-in. Welche Fähigkeiten, Fertigkeiten erwartet Frau Müller und welche Qualifikationen sollen nachgewiesen werden?

 Nun beschreibt sie kurz den Arbeitskontext für die Stellenbeschreibung:

Wer ist der Träger? Welche Struktur hat die Einrichtung? Welche pädagogische Ausrichtung? Gehört die Kita zu einem größeren Verbund? (bedeutet: sind interne Wechsel oder Aufstiege hier auch möglich?) Welche Gruppenstärke gibt es? Welche pädagogischen Schwerpunkte erwartet die neue Kraft? Welche Kinder werden betreut? Kita-Plus? Welche Ausbildung, welche weiteren Qualifizierungen erwartet Frau Müller? Welche Erfahrungen in welchen Bereichen sollen die zukünftigen Mitarbeitenden haben? Wie sind die Öffnungszeiten? Arbeit in fester Gruppe oder als Springer? Geschlossenes, teiloffenes oder offenes Konzept der Kita? Springer – Tätigkeit, Sprachfachkraft, Integrationsfachkraft, interkulturelle Fachkraft, etc.? Gehaltsangabe? Weihnachtsgeld? Etc. Fortbildungsmöglichkeiten? Befristete oder unbefristete Stelle? Wann sind Entfristungen möglich?

Frau Müller erläutert noch den Bewerbungsvorgang, nennt eine Kontaktperson mit Namen, Telefonnummer, E-Mail. Sie schreibt noch, ob sie die Bewerbungen als online – Bewerbung oder per Post erhalten möchte. Wann ist der Bewerbungsschluss? Hospitation in der Kita möglich? Wann soll die neue Stelle besetzt werden?

Mit der Beantwortung dieser Fragen hat Frau Müller jetzt sowohl eine Vorlage für die Stellenausschreibung als auch gleichzeitig schon die Grundlage für die Stellenbeschreibung.

3. Die Bewerberauswahl:

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist wertet Frau Müller die Bewerbungen systematisch aus – zunächst schließt sie alle offensichtlich ungeeigneten Bewerber*Innen aus, wenn z.B. wesentliche Anforderungen (Ausbildungsabschlüsse, Erfahrungen, Qualifizierungen, etc.) offensichtlich nicht erfüllt werden). Dann bestimmt sie für alle übrigen Bewerber*Innen, inwieweit die einzelnen Merkmale des Anforderungsprofils erfüllt werden. Frau Müller versieht jedes Merkmal mit einem Erfüllungsfaktor:

Erfüllfaktor 1: BW hat Defizite, deren Ausgleich voraussichtlich mehr als 6 Monate dauert

Erfüllfaktor 2: BW hat Defizite, für deren Ausgleich vermutlich weniger als 6 Monate erforderlich sind

Erfüllfaktor 3: BW erfüllt die Anforderungen!

Erfüllfaktor 4: BW erfüllt die Anforderungen in hervorragender Weise!

Nun multipliziert Frau Müller den Erwartungsgrad aus dem Anforderungsprofil mit dem Erfüllungsgrad – dann erhält sie einen vergleichenden Überblick über die Qualifikationen und Fähigkeiten der verschiedenen Bewerber. Danach bildet sie 3 Gruppen:

• Wer wird in jedem Fall zum Gespräch eingeladen?
• Wer kommt auf die Nachrückerliste?
• Wen lädt Frau Müller nicht ein?!

4.  Das Bewerbungsgespräch:

Idee: 1. Bewerbungsgespräch – Einladung zur Hospitation – 2. Gespräch zur endgültigen Bewerberauswahl 

Ziel: persönlicher Eindruck, fehlende Informationen zur Person, Qualifikationen ergänzen und überprüfen, schauen & fühlen, ob der Bewerber/ die Bewerberin auch zum Team passt.

Idee: Zwischen dem ersten und zweiten Bewerbungsgespräch das Angebot einer Hospitation in Aussicht stellen. Vorteil: Frau Müller erfährt schon etwas über das Engagement des Bewerbers, über die Art und Weise des Arbeitseinsatzes und das Team kann schauen, ob die „Chemie in der Zusammenarbeit“ passt.

Die endgültige Entscheidung über die Einstellung wird dann idealerweise nach der Hospitation in der Kita und dem 2. Gespräch getroffen. Das Kennenlernen künftiger Kolleg*Innen und des zukünftigen Arbeitsplatzes ist für beide Seiten wichtig bei der Entscheidungsfindung – vorschnelle, falsche Entscheidungen können so beidseitig vermieden werden.

5. Die Probezeit nutzen & die Einarbeitung sichern:

 a) Einführung:

(Kreatives) Begrüßungsschreiben vor Start in den neuen Job & Begrüßungsstrauß als Willkommensgruß

Frau Müller stellt die neuen Mitarbeitenden dem Team nochmals vor! Die neuen Kolleg*Innen erhalten Informationen zur Struktur der Kita, Organigramm, Leitgedanke, Telefonliste, das pädagogische Konzept, einen eigenen Schrank und ein eigenes Postfach, bereits beschriftet!

b)  Systematische Einarbeitung:

Vieles, was für Kita-Mitarbeitende selbstverständlich ist, ist für die neuen Mitarbeitenden vielleicht ein großes Rätsel. Es hilft also, in der Einarbeitungszeit, auch andere Kita – Bereiche über den eigenen Arbeitsbereich hinaus, kennen zu lernen. Das ermöglicht den neuen Mitarbeitenden, die eigene Arbeit in den Gesamtkontext Kita einzuordnen. Das Bild des Großen & Ganzen erklärt oft einzelne Teilarbeitsbereiche der einzelnen Mitarbeitenden.

c)  Checkliste „Einarbeitung“!

• Was müssen Sie als Leitung bis wann beschaffen und mit wem klären? (Schlüssel, Namensschild, aktuelle Adressenliste, etc.)
• Wer muss informiert werden? Kollegen, Eltern, Personalabteilung, Betriebsrat, Vorgesetzte, etc.
• Wer übernimmt welche Aufgabe bei der Einarbeitung (Patin/ Pate, Kontakt zum/ zur vorherigen Stelleninhaber/in, Mentor, etc.)
• Einarbeitungsplan erstellen!
• Termin für Feedback – Gespräche vereinbaren!

d)  Paten/ Patin oder Mentor/ Mentorin zur Unterstützung:

Den neuen Kolleg*Innen einen „alten, erfahrenen Hasen“ zur Seite stellen. Pate/ Patin informiert über die geschriebenen & ungeschriebenen Kita – Gesetze. Wie laufen Geburtstage? Wer verwaltet die Kaffee – Kasse? Essen die Erzieher*Innen mit den Kindern? Müssen sie Kostgeld bezahlen? Uvm.

e) Feedback – Gespräche

Die Einarbeitungszeit ist gleich der Probezeit – diese sollte natürlich nicht ungenutzt verstreichen. Alle 6-8 Wochen terminiert sich Frau Müller also ein Feedback – Gespräch mit jeder neuen Mitarbeitenden. Der Fokus liegt auf der Entwicklung der/des  neuen Kolleg*In.

Wo gibt es vielleicht Probleme und wie lassen sich diese beheben? Frau Müller dokumentiert den Stand der Einarbeitung mit dem aufgestellten Einarbeitungsplan.

Das Fazit:

Der Aufwand von der Stellenausschreibung, über die Bewerberauswahl, der gezielten Einarbeitung, den Feedback-Gesprächen wirkt zunächst sehr hoch, aber: am Ende treffen Sie so eine fundierte Entscheidung für das richtige, neue Teammitglied in Ihrer Kita!

Ein neues Teammitglied, welches sich gut eingearbeitet fühlt, welches Antworten auf alle Fragen erhalten hat, sich wertgeschätzt und ernstgenommen fühlt – wird länger in Ihrer Kita arbeiten wollen und bleibt auch bei kontinuierlicher Ansprache, Feedback und Förderung ein zuverlässiges Teammitglied über Jahre. Die fokussierte Personalauswahl, die durchdachte Einarbeitung und die respektvolle Einbindung in das bestehende Team sind Garanten für eine lange „Verweildauer“ der Mitarbeitenden in Ihrer Einrichtung. Also: besser die Zeit zu Beginn der Neu-Einstellungen investieren, als im Nachhinein mit den Folgen von Fehlbesetzungen und neuen Auswahlprozessen weiterer Bewerber ein Vielfaches an kostbarer (Arbeits-) Zeit verschwenden! Die Zeitinvestition in die richtige Auswahl und die produktive Einarbeitung neuer Mitarbeitender wird sich bezahlt machen! Garantiert.

Literatur – Tipps:

1. „Neue Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten!“

Sabine Engelhardt – Pfister, Kohlhammer – Verlag, 16,-€

2. „Die ersten 100 Tage: Mitarbeiter schnell und erfolgreich einarbeiten!“

Thea Heusler, Kita Praxishilfen, Carl Link,                 19,95€

… in unserem KITA- Team!

„Was hat in 2021 gut geklappt und welche KITA-Planungen stehen 2022 an?“

Wir blicken zurück auf erfolgreich umgesetzte Kita – Veranstaltungen, Feste, interkulturelle Angebote, Elternaktivitäten, Spendensammelaktionen, Themen für den Elternabend, Projekte, Aktionstage, Betriebsausflüge, Mitarbeiter- Aktionen!

Ausblick 2022:

Wir blicken auf geplante Veranstaltungen, Aktionen, Projekte und Feste im nächsten Jahr, die  hoffentlich auch während der pandemischen Einschränkungen trotzdem umgesetzt werden können…!

Entsprechend meinem Credo „Mehr Entlastung für Leitung und Team“ passt auch dieses Thema ganz wunderbar in diese Reihe. Warum endlos lange im Internet recherchieren,  Ideen anfragen bei den Kollegen oder Kolleginnen des Trägers, Fachliteratur wälzen? Alle Zeit und Energie, die Ihr hier einsparen könnt, kann an anderer Stelle besser genutzt werden.

Neben den interessanten Beispielen Eurerseits zu dieser dritten „Erfahrung Börse -Kita“, habe ich mich auch noch für Euch umgehört und recherchiert.

In Zeiten der pandemischen Ausnahmesituation verbringen wir oft viel zu wenig Zeit draußen an der frischen Luft. Bewegungsmangel ist die Folge. Welchen Anlass könnte ich als Mutter finden, um mit den Kindern öfter mal an die frische Luft zu gehen? Vielleicht ist ein kleiner Kita – Wettbewerb Anlass dazu, das gemütliche Sofa zu verlassen, sich wetterfest anzuziehen und sich mit dem Fotoapparat oder dem Handy mit den Kindern auf den Weg zu machen …

Die Kita hat sich eine nette Aufgabe für den Wettbewerb ausgedacht: „Spazieren Sie mit Ihren Kindern in der näheren Umgebung umher und suchen sie 3 Lieblingsorte auf, wie zum Beispiel der Spielplatz im Stadtpark, der Bach nebenan oder der beste Kletterbaum – hier sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt!

Der Clou:  Ihr Kind oder Ihre Kinder nehmen ihr/ ihre Herzens – Kuscheltier/ e mit auf diesen Spaziergang und platzieren den Teddy oder die Lieblingspuppe – whatever – inmitten ihrer Familie an Ihren 3 Lieblingsorten. Die Fotos senden Sie via SMS an die Kita oder per Mail mit der genauen Ortsangabe und ihren Namen! Einsendeschluss nicht vergessen! Und die Familien  begründen  kurz, warum Sie diesen Ort so schön finden. Anregung für die Eltern: diskutieren Sie dies mit Ihren Kindern!

Ihr braucht dazu: eine Wettbewerbs – Einladung, Preise für den Platz 1 – 3, zum Beispiel ein Gutschein für einen Besuch in der Lieblings – Eisdiele oder der Lieblingsbäckerei, ein Gutschein für ein Gesellschaftsspiel im Wert von … Ein Gutschein für Kinderbücher im Wert von … oder ein Gutschein für Bastelmaterial im Wert von … Dazu benötigt Ihr Urkunden und eine nette Preisverleihung! Natürlich mit der Vorstellung aller Lieblingsorte der Stadt!

Eine Aktionsidee für Stubenhocker, 200 Liter frische Luft mit gesunder Bewegung,  Achtsamkeit und Aufmerksamkeit für das nähere Umfeld, Diskussionen um den richtigen Lieblingsort, das Einhalten von Regeln und Fristen! Ergebnispräsentation in der großen Runde!

Trostpreise: jeder, der mitmacht, gewinnt! Kleine Überraschungstütchen vorbereiten!

Aufstellung der Ergebnisse in der Kita – so können auch andere Eltern mit ihren Kindern die neuen Lieblingsorte anderer aufsuchen! Die Jury des Wettbewerbs besteht aus den Gruppenleitungen der Kita.

Eine weitere nette Idee ist der Spendenlauf für Deine Kita! Die Erlöse des Spendenlaufs können zum Beispiel eingesetzt werden für neue Spielgeräte, ein Baumhaus oder sogar ein Kita – Tier! Hier bieten sich Stabheuschrecken oder Schnecken an, vielleicht auch Kaninchen oder auch sibirische Rennmäuse. Die Versorgung der Tiere am Wochenende und in den Ferien wird von engagierten Eltern in Begleitung ihrer Kinder übernommen!

Der Ablauf eines Spendenlaufs: jedes Kind bekommt einen Laufpass. Es gibt eine verkehrssichere Runde rund um die Kita. Alle Verwandten des Kindes, z.B.  Eltern, Großeltern, Tanten und Onkel sind eingeladen, ihre Spendensumme pro gelaufene Runde in den Laufpass vorab einzutragen. Nach jeder Runde erhält das Kind einen Stempel in den Laufpass. Am Ende zahlt die Familie die gesamte Spendensumme. Die 3 fleißigsten Läufer – Kinder mit den meisten Runden erhalten eine Überraschungstüte.

Eine weitere schöne Idee ist die Einladung der Mütter zu einem internationalen Kochabend in der Kita. Das benötigte Material: eine Einladung, die Appetit macht, interessante, nicht allzu schwierige, internationale Rezepte, eine gut ausgestattete Kita – Küche, ein festlich landestypisch geschmückter Tisch und vielleicht sogar nach dem Geschmack des Gastlandes ein Aperitif, eine Vorspeise, eine Hauptspeise, eine Nachspeise und ein Digestif mit der landesüblichen Musik dazu. Sollte dieser Kochabend mit Rezepten aus verschiedenen Länderküchen wiederholt werden, kann aus diesen Events auch ein kleines Kochbuch entstehen, was man für einen kleinen Kostenbeitrag in der Kita erwerben kann. Auch dieses Geld kann als Spende wiederum den Kindern zu Gute kommen.

Ein weiteres Beispiel sind Exkursionen zu lokalen Besonderheiten, wie zum Beispiel die Tropfsteinhöhle vor Ort, den Tierpark, der Besuch der nachbarschaftlichen Grundschule, der Besuch eines Alten – Wohnheims (aber bitte erst nach Ende der Pandemie…😊) , der Besuch der Feuerwache, der Besuch einer Polizeistation  – vielleicht sogar das Ponyreiten, der Besuch des Abenteuerspielplatzes mit einem Picknick,  der Besuch eines Kindertheaters oder eines Museums mit einer Kinderführung!

• Welche Vorteile hat eigentlich die Projektarbeit in der Kita?

-Interessante Themen können vertieft werden. Das kann mit der Entdeckung einhergehen, dass Lernen richtig Spaß macht. Das ist die beste Voraussetzung für die Grundschule.

-In einer Aktionswoche stellen die Kinder verschiedene Kompetenzen und Fähigkeiten unter Beweis.

-ein Projekt deckt meist mehr als nur einen Bildungsbereich ab. Das Basteln, zum Beispiel, verbessert die motorischen Fähigkeiten. Im Morgenkreis lernen die Kinder frei zu sprechen, was wiederum die individuelle Sprachentwicklung fördert. Neben Spaß und dem Lernen über das eigentliche Thema steht also auch die ganzheitliche Förderung der Kinder an.

Eine weitere, wie ich finde, sehr schöne Projektidee ist das Projekt: „Chicken to go“!

(ich liebe schon allein diesen witzigen Namen…einfach mal im Internet eingeben und staunen!!!) Hier wird ein voll automatisierter Hühnerstall mit Gehege und Hühnern (ohne Hahn 😊!) geliefert-die Hühner gehen nach Dämmerung selbst in das Hühnerhaus, welches automatisch schließt.

Projekt Wochenthema „Die Hühner sind los!“ Ideen zur Projektwoche werden netterweise bei Buchung der „Chicken to go“ mitgeliefert. Als absolutes Highlight gibt es eine Küken – Brutmaschine! Hier kann man live dabei sein, wenn neues Leben entsteht! Eindrucksvoller kann die Geburt von neuem Leben in einer Kita nicht präsentiert werden!

Projektideen entstehen häufig aus aktuellen Anlässen: das Verbot von Plastiktüten lässt sich zum Beispiel als Aufhänger nutzen, um Nachhaltigkeitsprojekte neu zu gestalten! Muss ein Kita –  Kind ins Krankenhaus, kann man eine Aktionswoche zu Arztbesuchen durchführen! Welche Ärzte gibt es? Tut das Untersuchen denn eigentlich weh?

Fragen Sie ihre Gruppe, welche Bereiche Sie besonders interessiert.: Haustiere, Urlaubsländer, Essen… Erhalten die Kinder ein Mitbestimmungsrecht, lernen sie mit besonders großer Freude.

Im Morgenkreis zum Beispiel, können die Kinder alle Erfahrungen, die sie bisher im Zusammenhang mit ihrem Projektthema gemacht haben, sammeln. Fragen Sie zum Beispiel: Wie läuft ein Arztbesuch ab? Welche Tiere gibt es im Zirkus? Was ist euer Lieblingsessen? Nach dem Gespräch mit den Kindern folgt dann der Spaß in Form von praktischen Tätigkeiten – egal ob basteln,  Bewegung oder Rollenspiel! Erlaubt ist, was Freude macht und zur Bildung beiträgt. Die Eltern werden von Beginn an natürlich über das Vorhaben informiert und  im Idealfall auch mit eingebunden (Elternbriefe, Aushänge,  das Gespräch in Bring- und Abhol – Situationen). Sie laden die Eltern zur aktiven Teilnahme ein. Eltern können angeregt werden, auch zu Hause über die Projektthemen zu reden

Projekte können sein: die Verkehrserziehung mit Abschluss eines Fußgängerführerscheins, ein Ernährungsprojekt mit einer eigenen Kindersuppe am Schluss, ein Zirkusprojekt in der Kita! Der Abschluss wird gestaltet durch eine Vorstellung für die Eltern, die Großeltern und sonstige Interessierte aus dem Umfeld des Kindes.

Das Projektthema „Wetter“ ist auch interessant: im Reich der Regenwürmer, der Regentropfen auf seiner Reise, etc.

Ein Naturprojekt: Sonnenblumen säen und pflanzen und die Wachstumsschritte einer Sonnenblume besprechen!

Oder das Projekt: eine Disco – Party für Kinder in der Karnevalszeit!

Oder ein Projekt: „Sie mal, hör mal – unsere Siedlung!“ Bei einem Spaziergang rund um die Kita können die Kinder durch Beobachtungsaufgaben die Umgebung bewusster wahrnehmen, die unterschiedlichen Eindrücke werden dann gemeinsam auf einer großen Collage gesammelt und aufgeklebt.

Eine multikulturelle Projektwoche:

Bitten Sie die Eltern, ein Gericht aus einem Land ihrer Wahl zu kochen und mitzubringen. Die Kinder malen dazu die Fahne des jeweiligen Landes und stecken diese auf die mitgebrachte Mahlzeit. Dazu lassen sich Tanzspiele zu Musik aus aller Welt durchführen! So lernen die Kinder, daß außer dem Essen noch weit mehr kulturelle Unterschiede existieren. Vermitteln Sie den Kindern früh, dass alle Länder gleichberechtigt und auf ihre eigene Weise interessant sind. Hiermit legen Sie einen wichtigen Grundstein für eine weltoffene und neugierige Entwicklung. Ein Thema also, über das wir ganze Bücher füllen könnten.

Vielleicht habt Ihr auch bereits Inspirationen, Ideen und Impulse für euch entdecken können. Zum Nachahmen seid ihr herzlich eingeladen – kopieren ist ausdrücklich erlaubt! Schaut immer mal wieder auf meiner Homepage www.claudia-hennig.de unter den Blogbeiträgen!

Lasst uns weiter gegenseitig voneinander profitieren. Das spart wertvolle Energie!

In diesem Sinne viel Spaß bei eurer Jahresplanung für das Jahr 2022 wünscht euch

Eure Claudia Hennig.

Auf die Plätze fertig los! Viel Spaß dabei!

„Gegen die Personalfluktuation:  Ideenbörse Mitarbeiter – Bindung!“

Was für ein brandaktuelles Thema – Fachkräftemangel! Gerade im Arbeitskontext Kita, wo aktuell in allen Städten neue Kitas gebaut werden und die Personalfluktuation aus ganz natürlichen Gründen – nämlich durch anstehende Schwangerschaften zum Beispiel – schon sehr hoch ist…was können wir da überhaupt tun? Die Tagesschau meldete am 24.08.2021, dass bis zum Jahr 2030 voraussichtlich 230.000 Fachkräfte in Kitas fehlen werden! Was für eine ungeheure Zahl! Zum Vergleich: in Deutschland waren im Jahr 2020 ca. 442.000 Fachkräfte insgesamt in Kitas beschäftigt. Im Jahr 2016 waren von den Kita – Mitarbeitenden nur 5,2% Männer. Was kann die Politik tun, was die Träger – und was können wir als Kita – Leitung auch im Kleinen vor Ort dafür tun, Mitarbeitende zu gewinnen und auch zu halten? Bei der Gewinnung, der Entwicklungsmöglichkeiten und der Mitarbeiterbindung von Fachkräften sind alle Verantwortungsträger im Arbeitsfeld frühkindlicher Bildung gefragt.

Das Spannungsfeld zwischen der Bereitstellung einer guten Angebotsqualität in den Kitas und dem stetig zunehmenden Fachkräftemangel wird größer. Manchmal ist es wirklich eine Gratwanderung zwischen einem noch zu verantwortenden Personalschlüssel und der Aufrechterhaltung von Qualitätsstandards. Mal abgesehen von der Tatsache, was mit den anwesenden Mitarbeitenden auf Dauer bei Unterbesetzung des Teams geschieht…

Um die Fachkräftelücke zu schließen, gibt es zunächst einmal ganz pragmatische Lösungsideen:

• Eine höhere Ausbildungsvergütung bzw. höhere Einkommen für pädagogische Fachkräfte
• Eine bessere Ansprache unterrepräsentativer Zielgruppen wie Männer, Menschen mit Migrationshintergrund, Quereinsteiger, etc.
• Verbesserung der Arbeitsbedingungen (z.B. Aufstockungswünsche von Teilzeitkräften berücksichtigen)
• Gestaltung von Karriere – Chancen und beruflicher Weiterentwicklung
• Festverträge statt nacheinander folgender Befristungen, etc.

Das sind nun jedoch Ansätze, die wir als Kita – Leitung nur sehr bedingt bis gar nicht umsetzen können. Es bedarf also weiterer Überlegungen, wie ein zielführendes Personalmanagement in der Kita aussehen kann.

Wenn wir zunächst überlegen, was einen Kita – Arbeitsplatz attraktiv und reizvoll machen kann, sollten wir uns die Antworten für die folgenden 4 Fragen aus Sicht eines Kita – Mitarbeitenden überlegen:

1. Ist mir bekannt, was von mir bei der Arbeit erwartet wird?
2. Gibt mir mein Arbeitsplatz die Möglichkeiten, jeden Tag das zu tun, was ich am besten kann?
3. Verfüge ich über die Ausstattung und die Materialien, die ich benötige, um meine Arbeit richtig zu machen?
4. Ist meine gute Arbeit in der letzten Woche bemerkt oder auch gelobt worden?

Das bedeutet, dass die Kita – Leitung dicht an den Fachkräften arbeitet, dass sich die Fachkräfte wohlfühlen, dass es Zeit zum Lachen gibt, das Teams so zusammengestellt werden, dass sich die Mitarbeitenden ergänzen, das Anreize (jenseits von Geld, z.B. ein gelebtes Gesundheitsmanagement, Kursangebote, finanziert vom Arbeitgeber, etc.) vorhanden sind, so dass die Mitarbeitenden & pädagogischen Fachkräfte gerne zur Arbeit kommen! Der vielversprechende Begriff des „Employer Brandings“ – Mitarbeiter halten oder binden – sollte nicht im Sinne einer „Käfig-Haltung“ oder im Sinne von „Fest halten“ verstanden werden. Damit ist vielmehr gemeint, Mitarbeitende, die aus Überzeugung für die gute Sache beim Arbeitgeber arbeiten, die eine tief verwurzelte, emotionale Verbindung zu ihrem Beruf haben, weil sie ihren Beruf als sinngebend empfinden – diese Mitarbeitenden zu stärken und ihre innere Motivation aufrecht zu erhalten.

Oft können es die kleinen Dinge sein, die aber vom Träger oder auch von der Kita – Leitung initiiert und gestaltet werden können, die von großer Bedeutung sind:

• Ansprechende Gestaltung aller Räumlichkeiten unter ggf. Einbeziehung von Mitarbeiterwünschen, auch mit Schallschutzelementen oder guter Belüftungsmöglichkeit zum Beispiel
• Sensibilität gegenüber Entwicklungen und Stimmungen im Team weiterentwickeln
• Mitarbeiterbindung durch Wertschätzung & Respekt: nach dem Motto „Nur kein gutes Wort verschlucken“ oft ein positives Feedback geben, Leistungen und Einsatzbereitschaft anerkennen und dies auch formulieren, denn jeder Mensch sucht die Anerkennung und das Lob für seine Arbeit
• Verbindende Teamaktivitäten organisieren und finanzieren
• Job – Perspektiven innerhalb der Einrichtung und darüber hinaus beim Träger schaffen
• Mitarbeitergespräche an einem Ort der Wahl des Mitarbeitenden durchführen
• Herausfordernde Kita – Aufgaben gemeinsam als Team angehen
• Rückzugsmöglichkeiten für Fachkräfte und Kinder schaffen
• Bequemes Mobiliar auch für die Fachkräfte
• Auch Mitarbeitende, die die Kita verlassen, nach ihren Erfahrungen fragen und daraus ggf. Veränderungen ableiten und Entwicklungschancen nutzen
• Mitarbeitende durch Fortbildungen stärken und/oder auch die Kostenübernahme bei wichtigen Zusatzqualifikationen für den Kita – Bereich
• Kindertagesstätten wirken auch nach außen – wenn Kitas also eine wichtige Bedeutung haben, sollte sich dies auch in der Vernetzung des Trägers zeigen, in der Öffentlichkeit und im gesamten Erscheinungsbild.
• Die Lebensphasenorientierung im Hinblick auf die Mitarbeitenden sowie die Work-Life-Balance sind weitere zentrale Elemente in der Personalwirtschaft.

Unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit im Personalmanagement können wir den Fokus auf weitere Aspekte richten:

• Das Erkennen und Fördern von Mitarbeiter – Potentialen und die Möglichkeit einer individuellen Karriereplanung beim Träger
• Die Schaffung einer ausgewogenen Altersstruktur, d.h. keine Karrierestaus innerhalb einer Altersgruppe und Vermeiden des Verlustes von Erfahrungswissen der Älteren, wenn viele ältere Fachkräfte zeitgleich in Rente gehen
• Eine möglicherweise leistungsorientierte Entlohnung, die Sonderfunktionen von Mitarbeitenden würdigt, wie z.B. das Umsetzen besonderen Angebote im Familienzentrum, Multiplikatoren – Tätigkeiten, Leitung von effektiv arbeitenden Projektgruppen, etc.
• Teams sind heterogen strukturiert und eine Altersmischung ist sinnvoll
• Der Aufbau einer Kultur der wechselseitigen Wertschätzung
• Ein funktionsfähiges Beschwerdemanagement mit Veränderungspotential
• Gut vorbereitete Mitarbeiter – Gespräche und Mitarbeiter – Befragungen mit Ergebnispräsentation und Veränderungszielen, die auch umgesetzt werden
• Gesundheitsmanagement:
• Altersgerechte Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen
• Lebensphasenbegleitende Flexibilität des Arbeitgebers, z.B. bei der Notwendigkeit von Stundenreduzierung wegen der Pflege eines Angehörigen
• Fortbildungsangebote zum Abbau oder zum Umgang mit Stress und zur Stärkung von Resilienz & Selbstfürsorge

Die Politik und die Träger müssen gemeinsam neue Wege der Personalentwicklung gehen – in stetiger Rücksprache mit den Leitungen von Kindertagesstätten, denn sie sind es, die vor Ort die Personalengpässe handhaben müssen. Aber auch die Kita – Leitungen können in ihrem Wirkungskreis der Einrichtung kleine, wertschätzende Impulse für die Mitarbeiterbindung setzen und mit großer Aufmerksamkeit auf die Potentiale Ihres Teams schauen (und ebenso oft und ehrlich gemeintes Feedback ans Team geben!).            Fotos ©Pixabay

Die Kombination aus erfahrenen Kita – Fachkräften in Kombination mit frisch ausgelernten Fachkräften lässt ein Kita – Team nur gewinnen! Literatur – Tipp (sehr empfehlenswert!): Jörg Knoblauch, Jürgen Kurz: „Die besten Mitarbeiter finden und halten – die ABC – Strategien nutzen!“ Campus-Verlag Frankfurt New York,    lim. Sonderausg.2019,

Eurer Innovationskraft sind hier keine Grenzen gesetzt! Herzliche Grüße, Claudia Hennig

Das Kita – Leben in Zeiten der Pandemie… welche Stärken & Fähigkeiten habe ich als Leitung (und auch das Team) in dieser herausfordernden Zeit entwickelt?

Reflexionsanregung für Dich als Kita – Leitung und/oder für das Kita – Team!

Erst war es weit weg, dann kam es völlig unerwartet auch zu uns – in vollem Ausmaß, täglich neue, verwirrende, beängstigende Nachrichten…Corona hatte uns plötzlich im Griff – in jedem Land, in jeder Stadt der Welt, in jedem Dorf, in jeder Straße, in jeder Kita – einfach überall. Inzwischen hat jeder von uns schon indirekte oder direkte Erfahrungen mit der Pandemie machen müssen.  Und  Monate später versprechen Impfungen und AHA – Regeln allmählich Besserung…eine wirklich anstrengende Zeit. Inzwischen jedoch auch mit Aussicht auf Lockerungen, Normalität und den ersten Schritten zurück in die Freiheit…

Was hat die Zeit bislang so anstrengend gemacht??

• Eine Notbetreuung, die de facto keine ist, da klare politische Regelungen fehlen…!
• Der Appell an die Eltern, Kinder nur in Notsituationen zu bringen, hat wenig Wirksamkeit gezeigt, denn es werden z.T. auch Kinder gebracht, wo Eltern (unbeschäftigt) daheim sind.
• Der Anspruch, so wenig Kinder wie möglich zu betreuen, und so viele wie nötig, kann somit nicht erfüllt werden…
• Beengte Raumverhältnisse & Gruppentrennung macht den notwendigen Austausch von Mitarbeitenden untereinander schwierig bis unmöglich!
• Entfremdung der Teammitglieder untereinander nach über eineinhalb Jahren andauerndem Ausnahmezustand und Distanzgeboten!

Die Diskrepanz zwischen der eigenen fachlichen Grundhaltung und dem (vor-) gegebenen, sich fast täglich ändernden Regelwerk schafft Unzufriedenheit, Unmut und Sorgen. Dazu spielen eigene Ängste, Sorgen und Risikofaktoren eine weitere, erhebliche Rolle! Und doch sind hier – wider Erwarten – auch neue Stärken und Ressourcen der Einrichtungsleitung und auch des Kita – Teams sichtbar geworden! Lass die letzten Monate nochmals Revue passieren, Lockdowns, möglicherweise Quarantäne – Zeiten, fachliche (digitale) Beschäftigung von MA in Zeiten von Kita – Schließungen, Gespräche mit dem Team, Austausch mit (besorgten) Eltern, Absprachen mit dem Träger, eine auf den Kopf gestellte Organisation, Personalengpässe, digitales Lernen und Arbeiten, Umsetzung von Hygienekonzepten, Einarbeitung von AlltagshelferInnen, Neu – Einstellung von Teammitgliedern, und nebenbei die ganz „normale“ Kita – Organisation – mit allem drum& dran!

Welche Stärken habe ich in dieser herausfordernden Zeit entwickelt oder wiederentdeckt?

Diese Übung kannst Du als Interview gemeinsam mit Deiner stellvertretenden Leitung führen oder auch als Selbstreflexion für Dich nutzen – viel Spaß! Parallel dazu kann auch das Team über neu entwickelte oder wiederentdeckte eigene Stärken und Fähigkeiten reflektieren und diese so auch zukünftig wieder nutzbar machen! Viel Spaß auf der Entdeckungsreise!

1. Gibt es das ein oder andere Ereignis, Gespräch, Organisatorisches, etc., bei dem Du gemerkt hast, gerade über Dich selbst (als Kita – Leitung & als Teammitglied & Mensch) hinauszuwachsen? Beschreibe dieses Ereignis in 5-7 Sätzen. 

2. Versuche zu ergründen, auf welche neuen persönlichen Stärken, Fähigkeiten & Ressourcen Du dabei zurückgegriffen hast? Oder: welche Stärken, Fähigkeiten & Ressourcen hast Du generell wiederentdeckt?? 

3. Beschreibe Dein Vorgehen in dieser Situation genauer? Was war Dein Ziel in dieser Situation? Mit welchen Mitteln, Strategien oder Methoden hast Du das Ziel auch erreichen können? 

4. Wie definierst Du persönlich in dieser Situation Deinen individuellen Erfolg? 

5. Gibt es weitere Situationen in Deinem Kita – (Leitungs) – Alltag, in denen Du auf dieses Vorgehen auch erfolgreich zurückgreifen könntest? 

6. Was würdest Du mir raten, wenn ich einmal in eine ähnliche (Ausgangs-) Situation gerate? 

7. Formuliere jetzt Dein individuelles „Patentrezept“ in einem aussagekräftigen Satz:

(Fotografiere Dir diesen Satz auf Dein Handy und schau einmal pro Tag auf das Foto!)

Es ist an der Zeit, die „Zeitfresser“ zu stoppen!

Entlastung durch Deine eigene Zeitplanung!

Auch diesen Start in die Woche gibt es. Montag Vormittag, Du schließt die Kita auf, holst die Post aus dem Briefkasten – zwei Hände voll, Du schließt Dein Büro auf und fährst den Computer hoch – Du öffnest Dein Mail – Fach: Und es scheint schier „überzulaufen“ – wie kann das sein, das seit Freitag so viele Mails hier gelandet sind, wo Du doch alle abgearbeitet hattest! Neues Spiel, neues Glück. Deine To – Do – Liste für diesen Montag ist lang, eigentlich ist schon früh am Morgen klar, dass es hier am frühen Abend Punkte ohne Haken geben wird. Aber: was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf Morgen. Denn sicher wird der Dienstag auch nicht groß entspannter werden…

Halbwegs optimistisch startest Du in den Tag, als das Telefon klingelt – eine Krankmeldung, auch das noch. Gerade in der Gruppe, wo eh schon eine Kollegin fehlt. Schnell den Dienstplan neu überdenken und die langsam eintreffenden Mitarbeitenden informieren. Oh, nein- die kranke Kollegin hatte auch noch 2 Elternpaare zum Gespräch eingeladen. Schnell anrufen und die Termine absagen. Und das Telefon klingelt wieder und der Mittagstisch kann heute nicht geliefert werden, da es dort ein technisches Problem gibt. Umplanen – für ein halbwegs gesundes Mittagessen sorgen – die Hauswirtschaftskraft informieren und Ihr die Praktikantin zur Seite stellen, damit die Kinder wenigstens Nudeln mit Soße und Apfelmuss auf den Tisch bekommen. Frische Früchte sind zum Glück noch ausreichend da.

Ein Blick auf den Kalender und Du siehst, dass in einer Woche ein Audit in Deiner Kita stattfindet, aber die Arbeitsaufträge dafür seitens der Mitarbeitenden noch nicht komplett umgesetzt sind…schnell hier daran erinnern und die Dringlichkeit nicht vergessen – das eilt nun wirklich.

Das Telefon klingelt erneut und die Nachbarn der Kita melden sich, das am Wochenende Jugendliche das Außengelände gestürmt haben und dort überall Glasflaschen, Müll und Zigarettenkippen herumliegen. Ganz schnell eine Kollegin beauftragen, das Außengelände zu sichern, bevor die Kinder nach draußen stürmen… Ein Blick auf die Uhr und es ist inzwischen halb elf…und was ist mit Deiner To-Do-Liste? Nichts davon konntest Du in Angriff nehmen…das stresst, ermüdet und frustriert…Diese  Gegebenheiten & Ereignisse kann ich als Leitung wohl nicht bei Seite schieben…hier muss gehandelt werden. Entscheidungen müssen getroffen werden, auf denen unmittelbar auch Re – Aktionen folgen.

Aber neben diesen unaufschiebbaren Notwendigkeiten gibt es ebenso solche Tage, an denen Dich einfach ebenso viele, aber deutlich unwichtigere Störungen und Unterbrechungen erreichen…Deine eigentliche Arbeit immer wieder stocken lassen, immer wieder erledigst Du eine (unwichtige) Kleinigkeit nebenbei, die genauso gut auch noch 2 Stunden oder auch 2 Tage hätte warten können. Du musst Dich danach wieder sammeln, überlegen, wo war ich jetzt stehen geblieben und startest erneut, bis die nächste eigentlich ziemlich unwichtige Störung Dich erreicht…Eine Mutter ruft an, weil sie die Sporttasche des Kindes im Auto hat liegenlassen, die Gärtnerei fragt danach, wann die Ostergestecke geliefert werden sollen, die Vorlese – Oma möchte mehr Termine anbieten…alles auch wichtige Telefonate – aber nicht wirklich eilig.

Wie kann ich Störungen oder Unterbrechungen reduzieren, damit ich auch meine eigentlichen Aufgaben als Kita – Leitung wahrnehmen kann?

Solche Vormittage voller Arbeitsunterbrechungen und Störungen braucht niemand. Aber wer sagt eigentlich, dass Deine Büro – Türe den ganzen Tag für jede und jeden offen stehen muss? Und das Du jederzeit telefonisch erreichbar bist? Wie wäre es, wenn Du mit den Mitarbeitenden, Eltern und Deinen Vorgesetzten klare Bürozeiten definierst? Zeiten, in denen Du konzentriert Deine Aufgaben ohne Störungen und Unterbrechungen erledigen kannst! Zeiten, in denen Du nicht an das Telefon gehst, denn auf dem AB erklingt Deine Stimme mit der Bitte, sich wieder z.B. ab 12.30 Uhr bei Dir melden zu können – ohne dass ein Anrufbeantworter angeht. Wichtige Telefonate für die KollegInnen aus den Gruppen werden direkt an die jeweilige Gruppe geleitet.

Die Mails schaust Du Dir Morgens kurz an, überfliegst das Wichtigste und hast z.B. ab 12.30 – 13.30 Uhr Zeit, diese Mails zu bearbeiten. Wieder definierst Du für alle deutlich und transparent die zweite störungsfreie Büro – Zeit, so wie es optimal in Deinen Kita – Alltag passt.  Du stellst diesen neuen Arbeitsablauf für Dich auf der nächsten Teamsitzung vor, kommunizierst mit einem kurzen Elternbrief diese Veränderung und hängst Dir ein entsprechendes Schild mit offenen Bürozeiten und störungsfreien Zeiten für Deine Aufgaben als Kita – Leitungskraft aus. Alle kennen diese Zeiten und halten sich daran. Es ist bewiesen, das wir mit Unterbrechungen und Störungen während einer konzentrierten Arbeit insgesamt fast die Hälfte der Zeit zur Erledigung obenauf einrechnen müssen, d.h. wenn ich eigentlich eine Stunde benötige, um Bewerbungen zu sichten und entsprechende Kolleginnen oder Kollegen einzuladen, so brauche ich mit permanenten Unterbrechungen mindestens 1 1/2 halb Stunden oder länger, da ich immer wieder an dem Punkt anknüpfen muss, an dem ich unterbrochen wurde…wo war ich gerade stehen geblieben, ach so ja, wie wollte ich es eigentlich formulieren…was hatte ich eben noch dazu gedacht…so starten wir immer wieder neu und es kostet unglaublich viel zusätzliche Zeit. Also – was tun gegen Zeitfresser wie Störungen und Unterbrechungen im Leitungsalltag: Leitungsaufgaben sind anspruchsvoll, erfordern Konzentration und Ruhe, um diese verantwortungsbewusst umsetzen zu können. Das versteht jeder – also kommuniziere offen und transparent Deine offenen Büro – Zeiten so wie Deine störungsfreie Zeit! Du wirst sehen, Deine To-Do-Liste wird am Ende des Tages deutlich kleiner geworden sein! Und das ist wieder ein kleiner Schritt in Richtung Entlastung! Und das ist das Ziel!